Tipps für einen effizienten Bewerbungsprozess

Ich erinnere mich noch gut, als wir für meine ehemalige kardiologische Praxis eine Medizinische Fachangestellte (MFA) als neue Kollegin gesucht haben. Es gab 2 Probleme:

1. Wir haben fast keine Bewerbungen erhalten
2. Bewerber erschienen nicht zum Vorstellungsgespräch und sagten diese auch nicht ab

Beides kommt dir sicher auch bekannt vor. Wie man es schafft, Talente anzuziehen und Bewerbungen für eine offene Stelle zu erhalten, ist ein ganz eigenes Thema für sich.

In diesem Artikel stelle ich einen effektiven und unkomplizierten Bewerbungsprozess vor, der sowohl beim Bewerber professionell ankommt, als auch für die Praxis einen optimalen Ablauf darstellt und nebenbei die guten von den schlechten Kandidaten erkennbar unterscheiden lässt.

Dieser Prozess hat sich im Laufe der Zeit etabliert und als sehr hilfreich und effektiv herausgestellt. Ich wende ihn mittlerweile bei allen offenen Stellen an. Dadurch haben wir im Einstellungsprozess folgendes erreicht:

• Es gibt einen einheitlichen Prozess, an den sich alle Mitarbeiter halten und der für alle Positionen anwendbar ist (MFA, ZFA, Azubi, Arzt oder Zahnarzt)  
• Kandidaten lassen sich leichter miteinander vergleichen
• Nicht geeignete Kandidaten lassen sich in der Regel schon im 1. Schritt erkennen
• Nicht-Erscheinen ohne Absagen werden minimiert
• Frust und Nerven werden geschont

Der Bewerbungsprozess

Die einzelnen Schritte des strukturierten Bewerbungsprozesses im Überblick: 

1. Screening der Bewerbungsunterlagen
2. Absage / Einladung zum Telefoninterview
3. Absage / Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch in der Praxis
4. Absage / Einladung zum Probearbeiten
5. Absage / Angebot eines Arbeitsvertrages

1. Screening der Bewerbungsunterlagen

Nachdem du eine erhaltene Bewerbung gescreent und entschieden hast, diesen Bewerber kennenzulernen, lade den Kandidaten per Email für ein erstes Kennenlernen am Telefon ein. Dieses Gespräch sollte 20-30 Minuten dauern.

Sehr wichtig ist, den Kandidaten nicht zu lange nach Bewerbungseingang auf eine Reaktion warten zu lassen. Melde dich innerhalb von 7 Tagen nach Eingang einer Bewerbung. Egal, ob es eine Einladung zum ersten Kennenlernen ist oder ob der Kandidat eine Absage bekommt. Dies zeugt von Wertschätzung und erhöht zudem eure Chancen, dass ein Bewerber nicht von der Konkurrenz abgegriffen wird, weil ihr euch zu lange Zeit gelassen habt.

Hier eine Idee für deine Email-Vorlage. Ob du eine Du oder Sie-Form für die Ansprache wählst, ist dir überlassen und kann von eurer Praxiskultur abhängig gemacht werden. Im Zweifel benutze eher die Sie-Form, damit sich niemand unangemessen angesprochen fühlt.

Wer auf diese Email schon nicht antwortet, würde sicherlich auch zu keinem persönlichen Vorstellungsgespräch auftauchen. Freut sich ein Kandidat über deine Einladung zum Telefoninterview, wird er/sie bestimmt auch ran gehen, wenn du zum vereinbarten Termin anrufst.

Ob das erste Kennenlernen von dem Praxischef oder einer Medizinischen Fachangestellten durchgeführt wird, ist hierbei egal. Die meisten Bewerber sind erfahrungsgemäß etwas weniger aufgeregt, wenn es von einer MFA gemacht wird.

2. Telefoninterview

Nutze das Telefongespräch, um eure Praxis und die Stelle kurz vorzustellen. Bedenke dabei, dass auch eure Praxis sich bei dem Kandidaten bewirbt.

• Was seid ihr für eine Praxis? (Fachrichtung, Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft, seit wann besteht die Praxis etc.)
• Wie sieht das Patientenklientel aus?
• Wie ist das Team strukturiert?
• Wie viele Ärzte arbeiten bei euch?
• Was macht euch sonst als Praxis aus (z.B. gibt es Fortbildungen? Macht ihr manchmal etwas zusammen? Weihnachtsfeiern, regelmäßige Teammeetings, wie sieht die Zusammenarbeit aus, etc.).

Im nächsten Schritt lasse den Bewerber kurz seinen bisherigen Werdegang beschreiben. Gibt es hier Auffälligkeiten für dich? Wenn ja, frage direkt nach.

Wenn es in eurer Praxis bestimmte fachliche Anforderungen gibt, sprich den Kandidaten darauf an und frage, welche Erfahrungen er/sie bereits mitbringt.

Ein extrem wichtiger Faktor für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Motivation des Bewerbers. Warum hat er/sie sich ausgerechnet bei eurer Praxis beworben? Warum hat er/sie den Beruf als Medizinische Fachangestellte gewählt? Welche Aufgaben machen ihm/ihr am meisten Spaß? Welche Aufgaben machen keinen Spaß und würde der Kandidat am liebsten an Kollegen abgeben?

Finde heraus, was der Kandidat sich für die Zukunft wünscht. “Wo siehst du dich beruflich in 5 Jahren?” Mit dieser Frage kannst du abschätzen, ob ein Kandidat sich langfristig noch in dem Beruf sieht oder vielleicht doch andere Pläne hat, z.B. eine Weiterbildung zum Fachwirt im Gesundheitswesen anstrebt, um sich beruflich aus der Praxis weg zu entwickeln.

Außerdem kannst du administrative Fragen für den weiteren Prozess direkt klären: z.B. zu wann könntest du frühestmöglich anfangen? Was sind deine Gehaltsvorstellungen? Wieviel Stunden pro Woche bist du verfügbar?

Aus diesen Antworten kannst du bereits eine Menge an Informationen über den Bewerber gewinnen. Schreibe dir vorher die Fragen auf, die du stellen möchtest, um nicht den Faden zu verlieren. Mache dir Notizen zu den Antworten und bewerte diese anschließend. Ein “+” für eine positive Antwort, ein “-” für eine negative Antwort. Ein “?”, wenn du hier noch weitere Informationen benötigst. Diese kannst du im nächsten Schritt noch klären.

Hast du ein gutes Bauchgefühl nach dem Telefonat mit dem Kandidaten? Ja? Super! Als nächstes folgt die Einladung zum persönlichen Kennenlernen in der Praxis. Lasse ihn/sie max. 5 Tage auf deine Rückmeldung warten. Dies gilt auch, wenn der Kandidat nicht weiter kommt und eine Absage erhalten soll.

3. Persönliches Kennenlernen

Der optimale Ablauf für das persönliche Kennenlernen hat sich bei uns folgender Maßen etabliert:

Der Kandidat wird freundlich in Empfang genommen. Zuerst wird er von einer MFA durch die Praxis geführt mit jeweils kurzen Erklärungen zu den jeweiligen Räumlichkeiten und kurze Vorstellung der anwesenden Teammitlgieder. So verliert der Kandidat schon die erste Aufgeregtheit. Die Person direkt ins Wartezimmer zu bitten bis sie vom Chef aufgerufen wird, steigert nur unnötig die Nervosität und ist sehr unpersönlich.

Danach geht es zum Gespräch in das Zimmer des Chefs und wir bieten etwas zu trinken an. Das Gespräch zwischen den beiden dauert ca. 30 Minuten. Der Chef klopft hauptsächlich die fachliche Qualifikation und Motivation ab ohne dabei den Kandidaten in eine Prüfungssituation zu bringen. Danach übernimmt eine MFA (nicht die Kollegin von dem Telefoninterview) für 5-10 Minuten und lernt den Kandidaten in einem lockeren Gespräch kennen. Hier geht es in erster Linie darum, den Teamfit zu bewerten. Frage dich danach: Kann ich mir vorstellen mit dieser Person gut zusammenzuarbeiten? Welche Bedenken gibt es?

Auch hier macht es Sinn, für den Chef einen kleinen Interviewfragebogen vorzubereiten, in dem er die Antworten des Kandidaten festhält und diese anschließend bewertet. So könnt ihr Kandidaten besser vergleichen und verliert nicht den Überblick, wenn ihr mehrere Bewerber einladen solltet. 

Seid ihr anschließend der gleichen Meinung, dass dieser Kandidat gut in euer Team passt, folgt eine Einladung zum Probearbeiten. Hier macht es ebenfalls Sinn die 5-Tage-Regel  zu beachten und sich sehr zeitnah bei dem Bewerber zu melden, um einen Termin zu vereinbaren. Schnelligkeit ist im Bewerbungsprozess ein wichtiger Faktor, denn die guten Kandidaten sind schnell vom Markt.

4. Probearbeiten

Mit einem Probearbeitstag gebt ihr dem Kandidaten die Möglichkeit einen exklusiven Einblick in euren Arbeitsalltag zu bekommen. Damit reduziert ihr enorm die Kündigungsrate innerhalb der Probezeit. Auch für die Praxis ist es nochmal eine Möglichkeit letzte Zweifel aus dem Weg zu räumen und auch dem restlichen Team die Möglichkeit zu geben, den Kandidaten kennenzulernen.

5. Vertragsangebot

Wenn sich auch der Probearbeitstag als positiv herausstellt, heißt es wieder schnell sein und den Kandidaten mit einem Vertragsangebot an Bord zu holen. Wir rufen in der Regel einen Tag danach den Kandidaten an und überbringen mündlich die frohe Botschaft. Anschließend versenden wir den Vertragsentwurf per Email und fassen die Eckdaten nochmal zusammen:

Ein Beispiel für das Vertragsangebot per Email:

Mit diesem mehrstufigen Bewerbungsprozess lassen sich sicher und schnell die guten von den schlechten Kandidaten erkennen. Die Gefahr, die falsche Person einzustellen minimiert sich deutlich. So konnten wir allein in einem Zeitraum von 4 Wochen 4 freie Stellen besetzen!

Damit sollte einer erfolgreichen Einstellung nichts mehr im Wege stehen! Fehlen eigentlich nur noch die Bewerbungen! 

Die Karriereplattform von MFA mal anders verzeichnet bereits über 55.000 jobsuchende MFAs monatlich. Vielleicht ist die oder der richtige Medizinische Fachangestellte für eure Praxis dabei!?