Autor: Kira

Wie kaum eine andere Branche verändert sich das Gesundheitswesen ständig: Forschung, Technologie und Gesetzgebung bringen praktisch täglich Neuerungen für den Berufsalltag von Medizinischen und Zahnmedizinischen Fachangestellten. Zusätzlich sorgt der Trend zu Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) und Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) für Strukturwandel und einen zunehmend anspruchsvollen Praxisalltag. Immer mehr Arzt- und Zahnarztpraxen leisten sich deshalb eine Praxismanagerin, die neben dem medizinischen und verwaltungstechnischen Fachwissen zusätzlich Management- und Führungsqualitäten ins Team einbringt. Doch was genau sind die Aufgaben einer Praxismanagerin und für wen lohnt sich eine entsprechende Weiterbildung? 

Ob 3 oder 50 Mitarbeitende, ob Einzelpraxis, Praxisgemeinschaft, Berufsausübungsgemeinschaft oder MVZ, auf dem Land oder in der Stadt, ob mit Spezialisierung oder ohne: Eine Praxismanagerin tut jeder Praxis gut. Sie sorgt für optimale Prozesse, eine angenehme Atmosphäre und unterstützt den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Als Bindeglied zwischen Praxisteam und Praxisleitung sorgt sie für Klarheit und erfolgreiche Kommunikation. Sie trägt maßgeblich dazu bei, dass jedes Teammitglied sich wohlfühlen und sein berufliches Potenzial entfalten kann. Die Position bringt ein Mehr an Verantwortung im Beruf und oftmals ein entsprechend höheres Gehalt. 

Der Berufsalltag der Praxismanagerin 

Bei der Praxismanagerin laufen alle Fäden zusammen, ihre Kernaufgabe ist der Überblick und die Organisation über den Praxisbetrieb. Sie führt das Team auf Augenhöhe und leitet meist auch die Teambesprechungen. Sie erledigt nicht alle Aufgaben selbst, sondern verteilt diese effizient und sinnvoll, definiert Standards und optimiert Prozesse. Die Praxismanagerin legt im Austausch mit Team und Praxisleitung die Standardprozesse für Terminmanagement, Dienst- und Urlaubsplanung und die Praxisorganisation insgesamt fest. Oft ist sie die erste Ansprechpartnerin für Kolleginnen und Kollegen, wenn es um persönliche Situationen, den Wunsch nach Veränderung oder Probleme geht. Einer Kollegin kann man vieles besser erzählen als direkt der Praxisleitung. Umgekehrt fällt es auch der Praxisleitung oft leichter, Anliegen und Ideen zunächst gegenüber der Praxismanagerin zu formulieren statt vor dem ganzen Team – Teamführung lernen Ärzte schließlich nicht im Medizinstudium, und eine Praxismanagerin, die bei dieser schwierigen Aufgabe unterstützt, sorgt für Entlastung auf beiden Seiten, erfolgreiche Kommunikation und Konfliktbewältigung sowie eine vertrauensvolle Atmosphäre. 

Werte leben – Vorbild sein

Die Praxismanagerin hat eine Vorbildfunktion, indem sie als Führungskraft Werte auch selbst vorlebt: Viele Praxen haben ein Leitbild und arbeiten nach Werten wie Patientenorientierung, Qualität, Transparenz, Herzlichkeit oder Nachhaltigkeit. Die Praxismanagerin achtet gemeinsam mit dem ganzen Team darauf, dass die praxiseigenen Werte auch gelebt werden können. Auch in Sachen Selbstmanagement ist die Praxismanagerin ein Vorbild: Wer andere führt, muss zunächst sein eigenes Aufgaben- und Zeitmanagement im Griff haben. Neben Organisationstalent, Empathie, Diplomatie und guten Kommunikationsfähigkeiten sind deswegen ein gesundes Selbstwertgefühl und die Kenntnis der eigenen Leistungsfähigkeit wie auch deren Grenzen wichtige Eigenschaften einer Praxismanagerin. 

Weiterbildung lohnt sich 

Praxismanagement ist eine Führungsaufgabe. Deswegen sind Persönlichkeitsentwicklung, Selbst- und Zeitmanagement wichtige Aspekte einer hochwertigen und hilfreichen Weiterbildung zur Praxismanagerin. Praxismanagerin ist allerdings keine geschützte Berufsbezeichnung und es gibt sehr viele Fortbildungsanbieter, die unterschiedlichste Schwerpunkte setzen. Nur Fortbildungen, die sich speziell an Medizinische bzw. Zahnmedizinische Fachangestellte und keine andere Berufsgruppe richten, vermitteln Expertenwissen aus der medizinischen und zahnmedizinischen Praxis. Ein Indiz für Qualität kann auch die Dauer sein: In einem kurzen Wochenendseminar kann keine umfassende und fundierte Ausbildung zur Praxismanagerin gelingen. Fortbildungen, die sich über ein Jahr und länger ziehen, können hingegen an den Bedürfnissen der Teilnehmenden und der Praxis vorbeigehen. Eine hochwertige Weiterbildung zur Praxismanagerin vermittelt auch unternehmerisches Denken und das stetige Bewusstsein, dass eine Praxis ein Unternehmen ist, dass wirtschaftlich zu führen ist. Vor diesem Hintergrund tragen ausgebildete Praxismanagerinnen oftmals zu einem verbesserten Betriebsergebnis bei – und ebnen damit auch den Weg für ein höheres persönliches Einkommen. Praxismanagerinnen können von außen oder aus den eigenen Reihen kommen. Medizinische bzw. Zahnmedizinische Fachangestellte, aber auch Quereinsteigende, die nicht über das medizinische Fachwissen aus drei Jahren staatlicher Ausbildung verfügen, können grundsätzlich Praxismanagerin werden. Im berufsbegleitenden digitalen Fernlehrgang Zertifizierte Praxismanagerin in der Arzt- bzw. Zahnarztpraxis des PKV Instituts gewinnen Teilnehmerinnen Fachwissen über Teamleitung, Praxisorganisation, Praxis-BWL, Abrechnung, Praxismarketing, QM, Arbeitsrecht und Patientenbetreuung, das sie direkt in der Praxis anwenden können. 

Sie sind nicht sicher, ob Sie die geborene Praxismanagerin sind? Nur Mut, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen, wir wachsen und entwickeln uns weiter, wenn wir unsere Komfortzone verlassen. Welchen Bereich in Ihrer Praxis würden Sie gerne optimieren? Ihr Terminmanagement, Ihre Patientenbetreuung, Ihr Praxismarketing oder etwas ganz anderes? Machen Sie Vorschläge und nehmen Sie dieses Projekt in die Hand. So können Sie Erfahrungen aus dem Aufgabenbereich einer Praxismanagerin sammeln – und vielleicht sich selbst und andere überraschen.

Liebe Grüße
Kira

Gastbeitrag des PKV Instituts für MFA mal anders

Das Gesundheitswesen verändert sich ständig: Neue Technologien, sich wandelnde Rahmenbedingungen und Änderungen in der Gesetzgebung prägen den Berufsalltag der Medizinischen Fachangestellten sowie der Zahnmedizinischen Fachangestellten. Ob sie mit ihrer aktuellen Funktion in der Praxis rundum zufrieden sind oder sich verändern wollen: Von der richtigen Weiterbildung können MFAs und ZFAs enorm profitieren und ihr volles berufliches Potenzial entfalten.

Den wenigsten MFAs und ZFAs ist bewusst, was sie tagtäglich leisten und wo ihre besonderen Stärken liegen. Statt der tausendsten To-do-Liste kann hier eine so genannte „Ta-da-Liste“ helfen: Eine Ta-da-Liste ist eine Liste, in der man alles notiert, was man im Laufe des Tages bzw. im Laufe einer Woche tut. Schon beim Schreiben wird vielen klar, welche persönlichen Stärken sie in den Beruf mitbringen – etwa ein Talent für Organisation und Management, die Fähigkeit zu effektiver Kommunikation oder ein gutes Gespür für Menschen und Teams. Diese wertvollen Fähigkeiten sind alles andere als selbstverständlich: Sie machen uns als Menschen aus.

Wer sich seiner Stärken bewusst ist, kann sein Arbeitsumfeld mitgestalten und die Praxis so zu einem Wohlfühlort machen – für Patientinnen und Patienten, für Kolleginnen und Kollegen, für die Praxisleitung und nicht zuletzt für sich selbst.

Den Ist-Zustand analysieren und Perspektiven entwickeln

Sehen Sie sich Ihre Ta-da-Liste noch gründlicher an: Viele Aufgaben sind vertraute Routinen, andere vielleicht noch immer eine Herausforderung. Manche Aufgaben machen besonders viel Spaß, manche nerven eher. Für manche brauchen Sie mehr Zeit, als Ihnen lieb ist, weil Ihnen das Fachwissen fehlt oder weil Rahmenbedingungen, etwa für konzentrationsintensive Aufgaben, noch nicht optimal sind. Markieren Sie alles, was Sie gerne tun.

Sprechen Sie mit Ihrem Team: Vielleicht gibt es für Sie die Möglichkeit, diese Aufgaben öfter zu übernehmen und dafür andere Aufgaben abzugeben. Hören Sie in sich hinein: Haben Sie Lust, in einem bestimmten Bereich mehr Verantwortung zu übernehmen und Neues zu lernen? Möchten Sie Bekanntes auffrischen und vertiefen? Bei bestimmten Aufgaben mehr Sicherheit gewinnen?

Wenn Sie gerne organisieren, könnten Sie sich zur Praxismanagerin in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis weiterbilden. Wollen Sie Abrechnungsprofi werden und lernen, wie diese anspruchsvolle Aufgabe richtig Spaß macht? Dann bilden Sie sich doch zur Abrechnungsmanagerin in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis fort. Haben Sie den Blick fürs große Ganze und können Anforderungen klar und präzise kommunizieren und dokumentieren? Dann wäre eine Fortbildung im Bereich Qualitätsmanagement eine Möglichkeit. Wer sich für IT begeistert, sollte eine Weiterbildung zur Datenschutzbeauftragten in Betracht ziehen, denn Fragen rund um Datenschutz und Datenmanagement werden mit der zunehmenden Digitalisierung im Gesundheitswesen noch wichtiger werden. Infektionsprävention und Gesundheitsschutz durch entsprechende Hygienestandards fallen in den Verantwortungsbereich der Hygiene- und Sterilgutbeauftragten. Auch in diesem Bereich gibt es zertifizierte Fortbildungen für MFAs und ZFAs. Vielleicht sind Sie mit Ihren sozialen und fachlichen Kompetenzen die geborene Führungskraft? Dann könnte für Sie eine Fortbildung zur Teamleitung interessant sein. Wer nach einer längeren Pause wieder oder auch quer in das Tätigkeitsfeld der MFA einsteigen will, kann sich mit einer speziellen Fortbildung zum Wiedereinstieg/-Quereinstieg auf den neuesten Stand bringen und erste Sicherheit gewinnen.

Licht in den Dschungel bringen: Die richtige Fortbildung finden

Eine Fortbildung sollte nicht nur zu den eigenen Stärken und Interessen passen, sondern auch zur aktuellen Lebenssituation: Auch wenn sie Spaß macht, ist und bleibt eine Fortbildung neben Beruf und Familienleben eine Herausforderung. Beachten Sie deshalb bei der Recherche von Fortbildungsangeboten die Umstände und Rahmenbedingungen:

• Wie viel Zeit kann ich realistisch pro Woche aufwenden?
• Kann ich mir die Zeit bei meiner angestrebten Fortbildung selbst einteilen?
• Ist der Fortbildungsanbieter spezialisiert auf mein Berufsbild? Wird er von Berufskolleginnen und -kollegen weiterempfohlen?
• Unterstützt die Praxisleitung meinen Wunsch zur Fortbildung? Welche Erwartungen werden in Zusammenhang mit der Fortbildung an mich gestellt? Was erwarte ich selbst?
• Gibt es bei meiner angestrebten Fortbildung Präsenztermine, zu denen ich anreisen müsste oder kann ich alles digital absolvieren?
• Kann ich mich mit anderen Lernenden austauschen?
• Welche Unterstützung erhalte ich beim Lernen?

Um dauerhaft auf dem Laufenden zu bleiben, lohnt es sich, spezielle Newsletter für MFAs und ZFAs zu abonnieren, etwa die Beratungsbriefe des PKV Instituts: MFA exklusiv bzw. ZFA exklusiv sowie ABRECHNUNG exakt. Auch gibt es hier die Möglichkeit, ein monatlich kündbares Online-Seminar-Programm zu abonnieren und beispielsweise Quartals-Updates zur Abrechnung zu erhalten. Je nach Abo können Sie dabei an Seminaren aus diesen sechs Lernfeldern teilnehmen: Abrechnung, Kosten senken & Umsatz steigern, Kommunikation & Führung, Praxisorganisation & QM, Medizinwissen und Persönlichkeitsentwicklung. Mit den Beratungsbriefen und den Online-Seminaren können MFAs und ZFAs das eigene Fachwissen gezielt vertiefen, auf dem neusten Stand bleiben, neue Impulse bekommen und Perspektiven entwickeln.