Berufsbild Typ: Verwaltung

Die Aufstiegsfortbildung zur Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) könnte für dich interessant sein, wenn du dich beruflich mehr auf den Verwaltungsbereich fokussieren möchtest. Als ZMV bist du die oder der erste Ansprechpartner/in für das gesamte Team und Expertin für Praxisorganisation. 

Du übernimmst sämtliche Tätigkeiten in der Praxisadministration und steuerst alle Verwaltungsprozesse. Durch vertiefte Kenntnisse im Qualitätsmanagement entwickelst du für das QM-Konzept und sorgst für die Umsetzung und Kontrolle. Als ZMV kennst du dich mit dem Leistungsspektrum der Praxis genau aus und weißt, wie deine Praxis am effektivsten abrechnen kann und stellst außerdem eine ordentliche Dokumentation sicher. 

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der ZMV liegt in der Mitarbeiterführung. Du kennst dich mich arbeitsrechtlichen Grundlagen aus und planst den reibungslosen Einsatz vom gesamten Team. Außerdem schulst du deine Kolleginnen und Kollegen damit alle in der Zahnarztpraxis über Neuerungen informiert sind und die gleichen Abläufe befolgen. Auch die Ausbildung der Azubis liegt in deinem Verantwortungsbereich und du planst den Ausbildungsablauf.

Aufgaben einer Zahnmedizinischen Verwaltungsassistenz

Der Aufgabenbereich als ZMV kann je nach Praxis etwas unterschiedlich ausfallen. Durch dein breites Wissen in der allgemeinen Praxisverwaltung sind die Aufgaben breitgefächert, abwechslungsreich und verantwortungsvoll. 

Typische Aufgaben einer ZMV sind:

• Erstellung von HKP sowie Kostenvoranschlagen inkl. Besprechung/ Beratung mit Patienten und Behandlerteams
• Abrechnung der zahnärztlichen, kieferchirurgischen und labortechnischen Leistungen (BEMA und GOZ)
• Korrespondenz mit den Krankenkassen oder anderen Institutionen
• Controlling von Lieferantenrechnungen und Kassenbuchführung 
• Qualitätsmanagement von der Planung über Einführung bis Kontrolle und Evaluation
• Personalmanagement inkl. Mitarbeitergesprächen, Dienstplänen, Einweisung in Arbeitsabläufe, Einweisung neuer Mitarbeiter

Gehalt

Durch deine erweiterten und umfangreichen Kompetenzen als ZMV, hast du eine Gute Basis bei der Gehaltsverhandlung. Laut Gehaltstarifvertrag für ZFA rutscht du durch die Fortbildung zur ZMV in Tätigkeitsgruppe IV. 

Entwicklungsmöglichkeiten

Die Aufstiegsfortbildung zur ZMV bietet dir die Möglichkeit Managementaufgaben in der Zahnarztpraxis und mehr Verantwortung zu übernehmen. Du eignest dir vertieftes Wissen auf den Gebieten Praxisorganisation, Praxisverwaltung, Qualitätsmanagement und Personalwesen an. Dies macht dich zu einer begehrten Fachkraft, um administrative Managementaufgaben vom Praxisinhaber zu organisieren und ihn/sie so zu entlasten. 

Mit deinem Spezialwissen hast du außerdem die Möglichkeit dich als ZMV selbstständig zu machen und z.B. als BeraterIn für Zahnarztpraxen zu arbeiten, um für eine bessere Praxisorganisation zu sorgen oder externe Praxen in der Abrechnung zu unterstützen. 

Alternativ kannst du dich auch als DozentIn etablieren und selbst Fortbildungskurse zu deinen Lieblingsthemen anbieten.

Wie wird man Zahnmedizinische Prophylaxeassistenz?

Durch eine Weiterbildung qualifizierst du dich zur ZMV.  Wenn dich der Job als ZMV interessiert, informiere dich hier über die Weiterbildung.

Die Zahnärztekammer lernen Zahnmedizinische Fachangestellte bereits früh kennen im Zuge unserer Ausbildung. Viele Zahnmedizinische Fachangestellte suchen im Laufe ihrer Karriere den Einstieg in einen Verwaltungsjob. Auch, wenn es manchmal schwer ist, an einen solchen Job heranzukommen, ist es nicht unmöglich. Schaut doch einfach mal bei eurer Zahnärztekammer, ob sie aktuell eine freie Stelle zu besetzen haben. Falls nicht, nicht den Kopf in den Sand stecken und einfach eine Initiativbewerbung raussenden.

Mögliche Abteilungen können z.B. die Zahnärztefortbildung sein, Qualitätsmanagement oder du bist zuständig für die Ausbildung der ZFA.

Aufgaben

Es können dich folgende Aufgaben bei der Zahnärztekammer erwarten:

• Mitgestaltung, Organisation und Evaluation von zahnärztlichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Seminarmanagement und Teilnehmenden- und Referierendenmanagement
• administrative Tätigkeiten wie z. B. Budgetierung, Projektabrechnung
• Unterstützung der zuständigen Fachgremien bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben, insbesondere Vorbereitung
• Protokollierung der Sitzungen und administrative Umsetzung der Sitzungsergebnisse (bedenke, dass du hier ab und zu auch an Abendveranstaltung teilnehmen musst)
• Antragsbearbeitung
• Telefonische Beratung und Korrespondenz
• Unterstützende Begleitung und Koordination bei der Einrichtung von QM-Systemen nach SGB V und Weiterentwicklung von vorhandenen QM-Systemen
• Durchführung, Bewertung und Dokumentation von Geräteprüfungen (STK, MTK) und Kennzeichnung geprüfter Produkte nach der MPBetreibV
• Information unserer Mitgliedspraxen in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen (Betriebsarzt, Behörden, Berufsgenossenschaft, Fachhändlern etc.)

Qualifikationen

Die meisten Zahnärztekammern erfordern, je nach Art der Tätigkeit, folgendes Profil:

• Qualifikation im zahnmedizinischen Bereich
• sicherer Umgang mit den gängigen Softwareprogrammen, wie MS Office, Excel, Outlook
• Organisations- und Kommunikationsstärke
• Hohe Beratungskompetenz sowie Serviceorientiertheit
• Eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt
• Teamfähigkeit in einem interdisziplinären Team

Gehalt

Sachbearbeiter:Innen verdienen je nach Qualifikation und Berufserfahrung zwischen 30.000 € und 40.000 €.

Wenn du als MFA gerne verwaltende Tätigkeiten am Empfang oder im Back Office erledigst, ist der Job als Stationssekretär:in eine von passende Alternative zum Praxisalltag für dich.

In vielen Krankenhäusern werden gerne MFA als Stationssekretär:innen eingesetzt, da sie durch ihre MFA-Ausbildung und den Praxisalltag ihre medizinischen Kenntnisse und ihr organisatorisches Talent einsetzen können.

Wie die Berufsbezeichnung schon verrät, fallen viele Aufgaben ähnlich den eines/einer Sekretär:in an. Aber auch der Patientenkontakt kommt hier nicht zu kurz. Medizinische Tätigkeiten, diagnostische Untersuchungen oder therapeutische Behandlungen, wie du sie aus deinem Praxisalltag kennst, zählen allerdings nicht mehr dazu. Hier geht es mehr, um die Kommunikation mit Patienten während der Aufnahme bzw. Entlassung oder um Termine zu vereinbaren, Unterlagen anzufordern, usw.

Aufgaben

Dies sind einige typische Aufgaben, die dich als Stationssekretär:in erwarten können:

• Allgemeine Terminierung und Organisation
• Bedienung des Stationstelefon
• Administration bei Neuaufnahmen und Entlassungen
• Laborbefunde und Untersuchungsbefunde aktualisieren und einscannen
• Erstellung und Verwaltung der Patient:innenakten
• Erledigung der anfallenden Korrespondenz mit Patient:innen und Versicherungsträgern
• Unterstützung des ärztlichen Personals bei administrativen Aufgaben
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der pflegerischen Qualität

Gehalt

Da du als StationssekretärIn in einem Krankenhaus arbeitest, wirst dein Gehalt sich wahrscheinlich nach dem jeweiligen Krankenhaustarif berechnen. Als StationssekretärIn kannst du je nach Berufserfahrung ein Gehalt von ca. 3.071 € – 3.868 € (Quelle) erwarten.

Privatärztliche Verrechnungsstellen übernehmen für Arzt- und Zahnarztpraxen die Rechnungserstellung von Privatleistungen. Sie helfen und beraten bei der Abrechnung, wickeln den Zahlungsverkehr ab und kümmern sich auch um das Mahnverfahren.

Als MFA oder ZFA, vor allem, wenn du sogar eine Fortbildung zum /zur AbrechnungsmanagerIn absolviert hast, bist du perfekt ausgerüstet, um einen Job bei einem Abrechnungsservice auszuführen.

Aufgaben

• Die Erstellung und Überprüfung der privatärztlichen Honorarabrechnungen auf Basis der medizinischen Dokumentation
• Argumentative Unterstützung von Patienten und Mandaten bei der Durchsetzung von Leistungsansprüchen gegenüber den Kostenträgern
• Beratung der Kunden gemäß dem Regelwerk der GOÄ

Gehalt

Als MFA / ZFA für die privatärztliche Verrechnung liegt ungefähr zwischen 2.177 € – 3.387 € brutto (Quelle).

Ich kenne viele MFA, die gerne beim Medizinischen Dienst der Krankenkassen arbeiten möchten. Sie erhoffen sich mehr Gehalt, bessere Arbeitszeiten und vielleicht auch weniger direkten Patientenkontakt.

Jobs beim MDK zu bekommen, sind gar nicht so einfach. Oftmals werden Stellen mit speziellen Anforderungen ausgeschrieben, die du mit deinen Vorkenntnissen als MFA nicht unbedingt erfüllst.

Dennoch haben manche Glück und können einen Sachbearbeitungsposten erhaschen. Die Aufgaben sind ähnlich wie bei der Sachbearbeitung bei einer Krankenkasse.

Mögliche Aufgaben könnten hier im Bereich der Prüfung von Gutachten sein, Kontrolle von pflegerischen oder ärztlichen Leistungen sowie in der Unterstützung bei Qualitätssicherungsmaßnahmen sein.

Gehalt

Das Gehalt beim MDK wird nach einem eigenen Haustarifvertrag, dem Tarifvertrag für die Beschäftigten der Medizinischen Dienste, berechnet.

Oftmals werden MFA oder ZFA für die Leistungsbeurteilung bei gesetzlichen oder privaten Krankenkassen gesucht. Durch deine Berufserfahrung in einer Arzt- oder Zahnarzpraxis bringst du wichtiges Wissen mit, was die Abrechnung von ärztlichen Leistungen und den Ablauf von diagnostischen und therapeutischen Untersuchungen und Behandlungen. Kenntnisse des EBM und GOÄ sind weitere Vorteile.

Deshalb werden MFA und ZFA oft für die Prüfung von Arztrechnungen gebraucht. Um einen Fall sicher beurteilen zu können, gehört auch die Anforderung von Unterlagen und der Austausch mit fachlichen oder juristischen Experten dazu. Auch Aufgaben im Bereich der Qualitätssicherung können in den Bereich fallen.

Gehalt

Das Gehalt als SachbearbeiterIn bei einer Krankenkasse liegt zwischen 2.148 € – 3.441 € brutto (Quelle).

Kurz vor meinem Bachelorabschluss habe ich eine Stelle bei einer Kassenärztlichen Vereinigung in der Abteilung für Qualitätssicherung angenommen.

Dort war ich für die Bearbeitung von Anträgen zuständig. Neben Prüfung von erforderlichen Nachweisen, ging es hier um die Bescheidgenehmigung bzw. Ablehnung. Dokumente mussten anschließend abgeheftet werden. Die Digitalisierung hängt ja oftmals etwas hinterher in behördenähnlichen Institutionen 😉

Telefonate mit Ärzt:innen sowie Austausch zu anderen Abteilung innerhalb der KV gehörten zum Alltag. Daneben habe ich bei der Organisation von Veranstaltungen mitgeholfen oder auch für einen Fachausschuss die Sitzungen protokolliert.

Je nachdem, in welcher Abteilung du in einer KV arbeitest, wird dein Arbeitsalltag ähnlich aussehen. Es ist dort sehr geregelt, jeder hat seine Zuständigkeit und man hat meistens pünktlich Feierabend.

Karrierechancen

Als MFA oder ZFA hast du gute Voraussetzungen für einen Job als Sachbearbeiter:in bei einer KV. Du kennst dich bereits mit vielen KV-Angelegenheiten aus und bringst Erfahrungen aus dem Praxisalltag mit, die du dort anwenden kannst.

Karrierechancen bzw. Aufstiegsmöglichkeiten habe ich dort für mich langfristig nicht wirklich gesehen. Es gab Möglichkeiten als Gruppenleitung aufzusteigen. Oder nächsthöher als Abteilungsleitung. Allerdings wurden in dieser Position oft Juristen eingesetzt.

Gehalt

Gehaltstechnische hatte ich mich damals verbessert im Vergleich zu meinem MFA-Gehalt. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Je nach Berufserfahrung und Qualifikation liegt das Gehalt bei ca. 2.866 € – €3.535 € (Quelle).

Die Ärztekammer lernen wir MFAs ja bereits früh kennen im Zuge unserer Ausbildung. Viele Medizinische Fachangestellte suchen im Laufe ihrer Karriere den Einstieg in einen Verwaltungsjob. Auch, wenn es manchmal schwer ist, an einen solchen Job heranzukommen, ist es nicht unmöglich. Schaut doch einfach mal bei eurer Ärztekammer, ob sie aktuell eine freie Stelle zu besetzen haben. Falls nicht, nicht den Kopf in den Sand stecken und einfach eine Initiativbewerbung raussenden.

Mögliche Abeilungen können z.B. die Ärztefortbildung sein, Qualitätsmangement oder du bist zuständig für die Ausbildung der MFAs.

Es können dich folgende Aufgaben bei der Ärztekammer erwarten:

• Mitgestaltung, Organisation und Evaluation von ärztlichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Seminarmanagement und Teilnehmenden- und Referierendenmanagement
• administrative Tätigkeiten wie z. B. Budgetierung, Projektabrechnung
• Unterstützung der zuständigen Fachgremien bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben, insbesondere Vorbereitung
• Protokollierung der Sitzungen und administrative Umsetzung der Sitzungsergebnisse (bedenke, dass du hier ab und zu auch an Abendveranstaltung teilnehmen musst)
• Antragsbearbeitung

Nach meiner aktiven Zeit als MFA in Arztpraxen habe ich bei einem Startup aus dem Bereich Digital Health als Office Managerin gearbeitet. Das Aufgabenfeld war sehr umfassend und abwechslungsreich. Die Aufgaben reichten von Telefonaten, Postbearbeitung, Dokumentenverwaltung bis Management von Einarbeitungen von neuen Mitarbeitern, Unterstützung der Personalabteilung, Verlängerung des Büromietvertrags, Kontrolle der Brandschutzmaßnahme etc. Also wirklich vielfältig und oft herausfordernend.

Als MFA bringt man bereits sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit. Auch meine offene Art mit anderen Mitarbeitern oder externen Stakeholdern umzugehen, war ein wesentlicher Pluspunkt für diese Rolle.

Wenn dir der Bereich Office Management Spaß macht, kannst du mutig sein und den Sprung als Quereinsteiger:in wagen. Auch andere Branchen außerhalb des Gesundheitswesen haben attraktive Stellen für Office Manager.

Man kann alles Lernen, was man jetzt noch nicht beherrscht. Wichtig ist, dass du Spaß an der Arbeit hast, multitasking dir leicht fällt, du mitdenkst und gut “abarbeiten” kannst. Da das Office Management auch sehr digital ist, solltest du bereit sein dir diverse Tools anzueignen, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern. Ich habe viel mit Asana, Google Docs und spezifischen Onlinetools, z.B. für die Buchhaltung, gearbeitet.

Außerdem hilft es, wenn du kreativ bist und in Lösungen denkst. Im Office Alltag werden dich häufig ad hoc-Aufgaben erwarten, obwohl du eigentlich gerade an etwas anderem dran warst. Kennst du aber sicher aus dem Praxisalltag 😉 Kleinere und größere Probleme von Kolleg:innen werden schnell durch deine Hilfe gelöst und du bist ständig dabei, Arbeitsabläufe für das Office zu optimieren.

Man kann sich in diesem Bereich wirklich wohlfühlen, herausfordern und viele Erfolge feiern.

Wenn du dich sicherer fühlen möchtest, gibt es auch Fortbildungen für Office Manager. Aber in der Regel wirst du dies nicht benötigen, sondern kannst mit deinen bisherigen Aufgaben in der Praxisorganisation überzeugen. Der Rest ist learning by doing.

Aufgaben

• Planen von Besprechungen und Terminen innerhalb des Büros
• Bestellungen von Büromaterialien
• Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
• Postein- und ausgangsbearbeitung
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Erledigungen von Besorgungen und Einkäufen
• Vorantreiben eines guten Büro- und Arbeitsklimas
• Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren
• Organisieren der Büroabläufe und -verfahren
• Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten
• Sicherstellen, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden
• Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern
• Verwalten des allgemeinen Verwaltungsbudgets und für eine genaue und zeitnahe Berichterstattung sorgen
• Allgemeine Unterstützung von Besuchern, Kunden etc.
• Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
• Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
• Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
• Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen

Gehalt

Das Gehalt als Office ManagerIn liegt zwischen 3.169 € bis 4.882 € brutto, je nach Region, Berufserfahrung und Branche (Quelle).

Als Kodierfachkraft, auch Medizinische Dokumentationsassistenz genannt, arbeitest du in einem Krankenhaus oder für den Medizinischen Dienst der Krankenkasse (MDK). Du erfasst die ärztlichen Leistungen und rechnest diese professionell ab.

Als Kodierfachkraft solltest du genau arbeiten, mitdenken und zahlenaffin sein.

Aufgaben

Du schaust dir die Patientenakte an und verschlüsselst die dokumentierten Symptome und Diagnosen mit dem ICD-Code. Alle medizinischen Leistungen, z.B. Operationen und Diagnostikverfahren, werden in OPS-Schlüssel umgewandelt.

Hier die Aufgaben als Kodierfachkraft noch einmal etwas genauer “aufgeschlüsselt”:

• Kodierung, Überprüfung und Freigabe von Diagnosen und Prozeduren der stationären Krankenhausfälle anhand der Dokumentation in der elektronischen Patientenakte
• Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentations- und Kodierqualität in enger Zusammenarbeit mit den medizinischen Fachabteilungen, u.a. durch fallbegleitendes Kodieren auf der Station und die Teilnahme an Fallbesprechungen
• Inhaltliche Bearbeitung von MDK- und Krankenkassenanfragen
• Vorbereitung und Mitwirkung bei MDK-Begehungen
• Beratung des medizinischen-pflegerischen Fachpersonals in den Kliniken bei Kodier- und Dokumentationsfragen

Wie werde ich Medizinische Kodierfachkraft?

Als MFA, ZFA oder AbrechnungsmanagerIn bringst du bereits gute Grundlagen mit. Du kennst Diagnosen, kannst mit medizinischen Begrifflichkeiten etwas anfangen und die medizinische Abrechnung ist dir nicht unbekannt. Allerdings ist die Abrechnung von stationären Leistungen ganz anders als die Welt des EBM und der GOÄ.

Deshalb ist es sinnvoll, eine Weiterbildung als Medizinische Kodierfachkraft zu absolvieren. Hier lernst du den Umgang mit den deutschen Kodierrichtlinien kennen, wie du ICD und OPS-Schlüssel kodierst und die Pflegeleistungen im DRG-System abbildest.

Kurse findest du sowohl in Präsenz als auch online und dauern in der Regel 4-6 Tage, je nach Fortbildungsanbieter, mit anschließender Prüfung.

Gehalt

Das Gehalt einer Kodierfachkraft liegt zwischen 2.734 € und 3.635 € brutto (Quelle).

Die beruflichen Chancen auf einen Job stehen gut, da viele Krankenhäuser Fachkräfte suchen. Zudem bieten sich die Möglichkeiten dein Wissen durch weitere Fortbildungen im Medizincontrolling zu erweitern und aufzusteigen.