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Souverän bei schwierigen Patienten, Chefs, KollegInnen in der Arztpraxis

„Ich warte jetzt schon seit 10 Minuten auf den Arzt! Ich hatte um 10.30 Uhr einen Termin. Wann bin ich denn endlich dran?“ Naaa, kommt dir bekannt vor, oder?! Wie oft hast du diese oder ähnliche Sätze mit dem bekannt unfreundlichen Unterton schon von Patienten gehört…

Wutausbrüche hitzköpfiger Patienten am Telefon, cholerische Anfälle des Chefs und ´ne zickige Kollegin, die kurz vor ihrer Periode steht. Herzlichen Glückwunsch. Die Praxis scheint wieder einmal Sammelstelle für unfreundliche Menschen zu sein. Da hilft nur tiiiiiief durchatmen und sich mit einigen Umgangsformen zu bewaffnen, die entwaffnen.

Zunächst stelle ich dir ein paar allgemeine Tipps vor, die du in jeder Situation anwenden kannst:

Regel Nr. 1: Du bist nicht unfreundlich!​

Meistens läuft es immer gleich ab. Ein Patient fährt dich für etwas an, was nicht deine Schuld ist. Du fühlst dich angegriffen. Innerlich tobst du und am liebsten würdest du zurück schießen und dich verteidigen.

ABER! Das tust du nicht! Auf das Niveau des Anderen lässt du dich nicht herab. Du wirst keinen Erfolg haben, wenn du anfängst zu kämpfen, sondern dein Gegenüber nur noch mehr hochfahren lassen.

DESHALB: Bleibe ruhig und reagiere ohne Frust.

Regel Nr. 2: Nimm´s nicht persönlich!

Mach dir klar, dass das Verhalten des Anderen nichts mit dir persönlich zu tun hat. Versuche zu verstehen, warum der Patient oder dein Chef so reagiert, wie er reagiert.

Die meisten Patienten gehen nicht gerne zum Arzt. Besonders Männer! Viele gehen nur, wenn´s wirklich weh tut. Sie machen sich Sorgen und haben Angst, dass etwas Schlimmes diagnostiziert wird. Dieses mulmige Gefühl wird im Wartezimmer immer größer, bis es einfach raus muss. Dazu brauchen sie ein Ventil. Und wer ist dieses Ventil: Natürlich DU! Wer sonst…

Ähnlich mit deinem Chef, der gerade Post von der KV mit einer fetten Regresszahlung bekommen hat. Dann kommst du rein und willst eigentlich nur fragen, ob …. und er rastet scheinbar (wieder) völlig unbegründet aus.

Natürlich ist es ungerecht, wenn du so behandelt wirst. Bedenke jedoch, dass Patienten unser täglich Brot sind und die Praxis ein Dienstleister ist. Somit sollte jeder auch immer den Servicegedanken im Hinterkopf haben.

Zu gemeinen Chefs komme ich später noch. Wenn du aber versuchst dich in Personen hineinzuversetzen und sie zu verstehen, kannst du Situationen (und vor allem dein eigenes Verhalten) kontrollieren und entschärfen.

Regel Nr. 3: Nimm ihnen den Wind aus den Segeln und überhäufe sie mit Nettigkeiten

Das könnte zum Beispiel so aussehen:

Sage: „Danke, dass Sie mich darauf aufmerksam machen!“ (aber im ernstgemeinten, nicht ironischen Ton, sonst fühlen sie sich verarscht und werden noch wütender)

Damit werden sie nicht gerechnet haben und du demonstrierst Reife.

Nutze den Überraschungseffekt und setz einen drauf:

„Ich kann verstehen, dass Sie verärgert sind. Es tut mir leid, dass Sie warten müssen. Der Doktor ist immer sehr gründlich bei seinen Untersuchungen. Wir versuchen unsere Wartezeiten aber natürlich möglichst kurz zu halten. Können Sie noch einen Moment warten?“

Zuerst spiegelst du ganz sachlich die Perspektive des anderen wieder. Nicht deine. Das beruhigt dich, du fährst nicht hoch und zeigst Verständnis. Danach entschuldigst du dich für die Sache (nicht für dich!). Das beruhigt das innere Kind des Gegenübers. Und das wollen sie doch alle: Verständnis und Zustimmung. Vermittle dem Patienten, dass du ihn verstehst. Reagiere nicht genervt. Am besten ist es, wenn du den Patienten am Ende in die Lösung mit einbeziehst. In diesem Fall will er selbstverständlich sofort dran kommen. Diesen Wunsch kannst du aber höchstwahrscheinlich nicht erfüllen. Deshalb die Frage, ob er noch einen Moment Geduld hat. Kaffee anbieten beschwichtigt hier noch zusätzlich (wenn ihr diesen Service in der Praxis noch nicht anbietet, solltet ihr darüber nachdenken).

Regel 4: Zeige, wo deine Grenzen sind

In ganz heftigen Situationen soll unangemessenes Verhalten natürlich nicht geduldet werden. Ich habe es schon selbst und oft auch bei Kolleginnen erlebt, dass Patienten oder ein Arzt (egal ob begründet oder nicht) wirklich ausfallend und verletzend wurden. Natürlich darfst du solchem Verhalten nicht mit der Nettigkeits-Taktik begegnen.

Zeige klar und deutlich, wo deine Grenzen sind: Wenn du nicht schon stehst, stelle dich hin. Gerade und die Schultern nach hinten. Das wird dir ein selbstsicheres Gefühl geben. Das ist wichtig für dein Selbstwertgefühl. Außerdem wird dein Gegenüber dich ebenso wahrnehmen.

Und jetzt: Benenne und verteidige deine Grenze! Mache deinem Gegenüber eine klare Ansage! Aber: In ruhigem Ton. „Dieses Gespräch ist jetzt vorbei. In diesem Ton lasse ich nicht mit mir reden!“ Umdrehen und gehen. Hilft Wunder bei cholerischen Ärzten.

Wenn dich etwas verletzt hat und du dich gekränkt fühlst, kannst du das im Nachgang, wenn sich die Situation wieder beruhigt hat, deinem Chef oder der Kollegin sagen. In der Regel appelliert das an das schlechte Gewissen des Gegenübers und gibt Gelegenheit die Wogen zwischen euch wieder zu glätten.

Bei Patienten würde ich diese Gefühlsschiene nicht fahren. Du kannst ihnen aber sehr wohl deutlich machen, dass du respektloses Verhalten nicht duldest. Meiner Erfahrung nach reagieren Patienten auch nur unfreundlich, wenn ihr euch nicht gut kennt. Dein Lieblingspatient würde niemals so mit dir umgehen (ein Hoch auf unsere lieben Patienten, die all die Miesepetrigen entschädigen).

Erste Hilfe für Sensibelchen

Ich weiß, wie entwaffnend es sein kann, wenn dich dein Chef oder ein Patient so richtig fertig macht. Plötzlich bist du wie erstarrt und weißt nicht mehr was du sagen sollst. Wenn du am liebsten sofort losheulen würdest. Falls du so etwas schon einmal erlebt hast, bist du gebrandmarkt und hast Angst wieder eine ähnliche Situation zu erleben. Um Herr über dich und deine Gefühlswelt zu bleiben, stelle dir in solcher Situation folgendes vor:

Baue dir ein dreieckiges Gebäude. Die Spitze zeigt auf dein Gegenüber: Den Schreihals. Die beiden Seiten laufen links und rechts an dir vorbei. Nichts kann diese Wand durchdringen. Dein Gegenüber kann dich volltexten wie er will, alles prahlt an der Wand ab. Diese Technik macht dich unangreifbar. Sie lenkt dich von den Worten ab und sorgt dafür, dass das Gesagte dich nicht verletzt. Es wird höchstwahrscheinlich so sein, dass du dem Inhalt des Geplappers nicht folgen kannst. Wenn der Monolog also vorbei ist, kannst du Regel 4 anwenden: beende die Situation und gehe. Oder du sagst: Entschuldigung, ich habe Sie nicht verstanden. Können Sie das bitte noch einmal vernünftig wiederholen?

Wenn dir die Wand alleine am Anfang noch nicht reicht, stelle dir zusätzlich ein kleines Äffchen auf der Schulter des Anderen vor. So einer wie im Zirkus. Mit rotem Jackette und Pagenhut. Er hat auch zwei kleine Becken in der Hand, die er immer aneinander schlägt. Und die klatscht er fröhlich im Takt immer gegeneinander, während der andere schreit. Stell es dir bildlich vor. Das ist so lächerlich, dass du gar nicht in ein schlechtes Gefühl kommst. Aber pass auf, dass du dabei nicht laut los lachst!

Was ich dir mit diesem Artikel sagen will: zeige Größe, wenn du kritisiert wirst. Verschwende keine Energie auf Dinge, die du eh nicht beeinflussen kannst. Bleib gelassen, auch wenn´s manchmal schwer fällt.

Ich bin mir sicher, dass jede/r von uns schon ähnliche Situationen mit schwierigen Patienten in der Praxis oder anderweitig im Alltag erlebt hat. Erzähl mir davon. Welche Strategie hilft dir am besten damit umzugehen?

Deine Kristin

MFA mal anders – Empfehlung

Für diejenigen, die für das Thema Selbstreflexion und Psychologie interessieren, habe ich noch einen Buchtipp: Das Kind in dir muss Heimat finden*- von Stefanie Stahl.

Viele fühlen sich in Konfliktsituationen (egal ob im Privaten oder beruflicher Natur) zu schnell angegriffen oder sogar persönlich verletzt und können nicht richtig damit umgehen. In diesem Buch findest du vielleicht den Schlüssel dazu, warum dies so ist und was du dagegen tun kannst. Die Autorin beschreibt Situationen, die jeder kennt. Man fühlt sich leicht ertappt und es macht einem bewusst, warum Menschen manchmal so reagieren, wie sie es tun. Falls du also mal wieder auf der Suche nach neuem Lesestoff (oder einem Hörbuch) bist, kann ich dir dieses empfehlen.

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Warum es MFA mal anders gibt

Du bist als MFA Organisationstalent, medizinische Assistenz, Sekretär/in, Seelsorger, Logistiker, Abrechnungsprofi und Aushängeschild der gesamten Praxis.

Als ich mit 17 Jahren meine Ausbildung zur Arzthelferin anfing, wusste ich ganz genau: das ist mein Traumberuf! Der Job macht mir Spaß! Das kann ich bis zur Rente machen! Und ich wurde eine Medizinische Fachangestellte mit Herz und Seele. Ich mochte die (meisten) Patienten, die Patienten mochten mich. Ich saugte alle Informationen auf, die mit Medizin zu tun hatten und bin gerne zur Arbeit gegangen.

Doch ca. 3 Jahre nach meiner Ausbildung fing der Praxisalltag als ausgelernte Medizinische Fachangestellte an mich zu langweilen und ich lernte nicht mehr wirklich Neues dazu. „Könnte daran liegen, dass ich immer noch in meiner Ausbildungspraxis arbeite?!“, dachte ich damals. Deshalb wechselte ich die Praxis und auch gleich den Wohnort und zog nach Berlin.

Raus aus der langweiligen Kleinstadt in Niedersachsen. Rein in die große, bunte Hauptstadt.

Alles war neu und aufregend. Auch die Arbeit in einer schicken Privatklinik war total interessant. Ich habe neue Untersuchungen kennengelernt, der Praxisalltag war anders organisiert und ich hatte ein super Team um mich herum. Der Job machte endlich wieder Spaß!

Meine Karriere als MFA machte nach zwei Jahren einen großen Sprung als ich Praxismanagerin und Assistentin des Ärztlichen Direktors wurde. Doch 3 Jahre später fing das gleich Spiel von vorne an. Eine gewisse Routine stellte sich ein. Ich fühlte mich nicht mehr gefordert, lernte nichts Neues dazu und alles hat mich irgendwie genervt. Die Patienten, der Chef, sogar meine geliebten Kolleginnen, die mittlerweile (und immer noch) viel mehr meine Freundinnen als Kolleginnen waren.

Mein einstiger Traumjob der Medizinischen Fachangestellten wurde zum Alptraum. Das morgendliche Aufstehen zur Qual. Wann ist endlich Freitag? Es musste eine Veränderung her. Ich wollte weiter im Gesundheitswesen arbeiten, das stand fest. Die Branche macht mir Spaß und ich helfe gerne Menschen. Allerdings wollte ich mehr Verantwortung, vielleicht weniger Patientenkontakt, ein besseres Gehalt wäre auch nicht schlecht. Doch wie kann ich das als MFA erreichen?

Ich wollte mich weiterentwickeln, war wissbegierig und motiviert. Doch der Dämpfer kam prompt.

Auf den zehnten Verbandskurs oder „Wie nehme ich richtig Blut ab?“-Kurs hatte ich keine Lust. Praxismanagerin war ich bereits (wenn auch ohne Zertifikat). Das fiel für mich also auch raus. Ich wollte eine Weiterbildung, die mich im Anschluss auch wirklich weiter bringt. Mit einem Abschluss, der mir vielleicht einmal irgendwann auch Türen außerhalb der Arztpraxis öffnen könnte. Den Dschungel an Fortbildungen im Gesundheitswesen zu überblicken war, sagen wir mal, schwierig. Ich wusste nicht wirklich, auf welchen Webseiten ich mich informieren kann, wer die Anbieter sind und was ich mit welcher Fortbildung im Anschluss eigentlich mal erreichen kann. Bezeichnungen, wie Näpa und VERAH ploppten auf. Fachwirt im Gesundheitswesen. Bachelorstudiengänge. Doch vielleicht ein Medizinstudium?

Hilfe!! Welcher Kurs ist für mich denn jetzt der Richtige?

Fortbildung, Weiterbildung oder Studium? Berufsbegleitend oder Vollzeit? Fernunterricht oder Präsenzveranstaltungen? Was kann ich eigentlich genau mit diesem oder jenen Abschluss danach machen? Und wie soll ich das Ganze eigentlich mit meinem mickrigem MFA-Gehalt finanzieren? Fragen über Fragen. Im Internet gab es keine einzige Seite, die mir vernünftige Antworten geben konnte. Ich fühlte mich überfordert und irgendwie allein gelassen. Keiner konnte mir Rat geben und ich wurde immer frustrierter. Eine mühselige Recherche ging los.

5 Jahre, ein Studium und eine Weltreise später

Ich gebe zu, das war jetzt ein großer Sprung in der Geschichte. Um es dir noch (kurz) zu Ende zu erzählen:

Nach EINEM JAHR Selbstrecherche mit endlos langen Abenden am Laptop fing ich ein berufsbegleitendes Studium im Sozial- und Gesundheitsmanagement an. Ein Jahr vor meinem Abschluss wechselte ich zur Kassenärztlichen Vereinigung Berlin und habe dort knappe 2 Jahre gearbeitet. 2018 habe ich mir einen Traum erfüllt und war für ein Jahr auf Weltreise. Zurück in Deutschland war ich auf der Suche nach einem neuen Job. Im Gesundheitswesen selbstverständlich. Da der Arbeitsmarkt für Jobsuchende im Gesundheitswesen gerade ziemlich gut ist, dauerte es nicht lange und ich fing in einem Berliner Digital Health Startup als Operations Managerin an. Hier habe ich so viel im Personalmanagement gelernt. Mein Wissen über Personalrekruting, Einstellungsgespräche, Teamentwicklung und Führungsverhalten spezialisiert.

Berlin, Juli 2019: MFA mal anders wurde geboren.

Ich hatte also schon ein paar berufliche Stationen hinter mir. War insgesamt über 10 Jahre als MFA tätig, war Praxismanagerin mit Führungsverantwortung, Assistentin des Ärztlichen Direktors, Referentin in der Qualitätssicherung sowie im Personalbereich als Rekruiterin und HR Managerin. In allen Bereichen gab es immer ein gemeinsames Problem: unterschiedliche Sichtweisen von Arbeitgebern und Mitarbeitern, Konflikte im Team, Organisationsprobleme, Personalmangel.

Das ist der Grund, weshalb ich mich von meinem ursprünglich erlernten Beruf als Arzthelferin entfernt und mich mehr und mehr auf das Thema Personalführung und Human Ressources spezialisiert habe. Es ist mir eine Herzensangelegenheit Arbeitgeber und Mitarbeiter zusammenzubringen. Ich möchte dazu inspirieren, die Arbeitswelt von morgen schon heute positiv mitzugestalten.

Deshalb habe ich MFA mal anders ins Leben gerufen.

Um dir von meinen Erfahrungen zu erzählen und dir im Karrieredschungel eine Orientierung zu geben. Dir zu zeigen, welche beruflichen Möglichkeiten (und vielleicht auch kleine Selbstverwirklichungen, beruflich wie privat) dir offen stehen und wie du sie erreichen kannst.

Es geht mir in erster Linie darum den Beruf der MFA zu stärken. Um Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen, wie auch immer die für dich aussehen können. 

Ich habe selbst über 10 Jahre in Praxen gearbeitet. Und obwohl ich meinen Job mit Herz und Seele gemacht habe, wurde ich mit der Zeit immer frustrierter, was bestimmte Punkte anging: ich stand auf der Stelle und habe nichts neues mehr gelernt. Aber ich wusste auch nicht so recht, was ich dagegen tun kann, wie ich es schaffe, dass ich wieder glücklicher im Job werde. Ob mir eine Weiterbildungen etwas bringt? Und wenn ja: welche? Mein Gehalt damals war echt nicht viel. Im Vergleich zu dem, was ich an Tätigkeiten übernommen habe, nicht leistungsgerecht. 

Die Gesellschaft und Politik spricht immer nur von katastrophalen Zuständen in der Pflege, zu wenig Pflegepersonal und unter welchem Zeitdruck Ärzte stehen. Der Beruf der MFA findet selten Beachtung.

Obwohl unser Job auch nicht immer Zuckerschlecken ist und Ärzte auch hier händeringend nach Personal suchen. Ich will kein Mitleid erzeugen, sondern den Beruf würdigen und mehr Aufmerksamkeit schenken.

Auf MFA mal anders spreche ich genau über diese Themen und will euch MFAs an meinen Erfahrungen teilhaben lassen. Informationen über die Wahl einer (richtigen) Fort- oder Weiterbildung geben, Wissen zum Personalrekruiting für die Arztpraxis und Zahnarztpraxis vermitteln, Konfliktlösungen zwischen Chef und MFA aufzeigen, wie man ein besseres Team wird, tolle Jobangebote, und und und. Es schwirren so viele Ideen in meinem Kopf, dass ich sie nicht alle auf einmal unterkriege.

Und das beste: die Infos stehen für euch auf EINEM Karriereportal zur Verfügung ohne das ihr endlos im Netz suchen müsst.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Stöbern und freue mich über dein Feedback, Anregungen und wenn du deinen MFA-KollegInnen von MFA mal anders erzählst.

Nachtrag 06/2023

Nach 4 Jahren “am Markt” erreichen wir monatlich über 60.000 Medizinische Fachangestellte, die einen neuen Job suchen oder sich beruflich weiterentwickeln möchten. Mehr und mehr Zahnmedizinische Fachangestellte wurden auf uns aufmerksam und wünschen sich eine ebenso umfangreiche und komplette Übersicht über ihre Karrieremöglichkeiten. Warum eigentlich nur auf MFAs spezialisieren?

Auch, wenn der Zahnbereich ein ganz eigener ist, gibt es doch viele Verbindungen zwischen dem ZFA Beruf und dem Berufsbild der MFA. Spätestens seit Corona haben wir doch alle gemerkt, dass auch die ZFAs “systemrelevant” sind und auch diese Berufsgruppe oft hinten rüber fällt, wenn es um leistungsgerechte Bezahlung und wertschätzende Rahmenbedingungen geht.

Deswegen wollen wir uns von MFA mal anders auch für die ZFAs einsetzen und werden nach und nach unser Portfolio erweitern, um euch Zahni´s eine Karriereplattform anzubieten!