Wer kennt das nicht: Zentimeterdicke überquellende Papierordner stehen Rücken an Rücken in diesem einen Regal in der Praxis, um den alle einen sehr weiten großen Bogen machen. Nur nicht hinschauen – zu dem Trauerspiel. Qualitätsmanagement (QM) für die Praxis erstellen oder sogar updaten? Bitte nicht!
Die ganzen Dokumente überprüfen und abgleichen, updaten, wieder ausdrucken und einsortieren – das würde enorm viel Zeit kosten. Zeit, die wir eigentlich für ganz andere Aufgaben in der Praxis brauchen. Und wir wissen alle nur allzu gut, dass Zeit in der Arztpraxis ein knappes Gut ist.
Aber was kannst du tun, um ein QM für die Praxis aufzusetzen und dieses auch so aktuell zu halten, dass die Praxis sogar bei einer Begehung standhalten kann?
Mit unseren 5 Tipps fällt dir der Start einfacher:
1. Vorab Informieren & ins Thema einlesen:
Auf der Seite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KVB) gibt es viele Tipps und Infos zum Aufbau eines QM’s. Hier kannst du dich schon einmal in das Thema einlesen.
www.kbv.de/html/qualitaetsmanagement
2. Mach dich auf die Suche:
Bestimmt gibt es schon irgendwo einen QM-Ordner oder etwas Ähnliches in der Praxis.
Hilfreich können auch Dokumente sein, in denen Abläufe dokumentiert sind oder Checklisten, mit denen ihr in der Praxis arbeitet. Das können auch so einfache Abläufe wie das Aufbereiten des Behandlungsraumes sein. Sammle diese Dokumente und bringe sie zusammen.
3. Verschaffe dir einen Überblick:
Es ist sehr wichtig, dass wir die Ausgangslage kennen. So können wir einschätzen, was wir noch erarbeiten und wie viel Zeit wir in den Aufbau des QM’s investieren müssen.
Frage dich: Welche Informationen sind festgehalten? Welche Bereiche und Abläufe wurden schon ausgearbeitet? Was fehlt noch?
4. Kollegen und Kolleginnen miteinbeziehen:
Meistens gibt oder gab es vor dir schon eine Qualitätsmanagementbeauftragte/n (QMB) oder jemanden, der für das QM in der Praxis zuständig war. Hier kannst du dir Infos holen. Gleichzeitig brauchst du sicher die Hilfe deiner Kollegen und Kolleginnen, die auf bestimmte Bereiche in der Praxis spezialisiert sind.
Frage dich: Gibt es klare Zuständigkeiten in den einzelnen Abteilungen? Wer ist für welchen Bereich eingeteilt (z. B. für die Hygiene oder die Arbeitssicherheit) und könnte dir helfen?
5. Roadmap erstellen:
Erstelle dir einen Plan. Am besten unterteilst du die einzelnen Bereiche der Praxis, z. B. in Hygiene, Anmeldung, Personalabteilung usw. Notiere dir dann, wer von deinen Kollegen/Kolleginnen dir in welchem Bereich hilft, die Abläufe zu erstellen.
Als Nächstes setzt ihr euch ein Datum, bis wann ihr den Bereich abgearbeitet haben wollt.
Vergesse nicht, Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Ein QM aufzubauen dauert zwar nicht ganz so lang, aber ein bisschen Zeit solltest du dir schon nehmen.
Let’s do it!
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Dann komm zu vismed. QM Online. Wir haben ein QM-System gemäß DIN ISO Norm 9001:2015 auf die Beine gestellt, dass schon vorbefüllt ist und von euch nur noch individualisiert werden muss. So spart ihr euch eine Menge Arbeit.
Alle Bereiche der Praxis sind abgedeckt – Dokumente, Formulare und Infos inklusive. Außerdem bekommt ihr nicht nur ein QM für eure Praxis, sondern auch jede Menge praktischer Praxis-Tools wie z. B. Zeiterfassung, Kalender, ToDo’s, Intranet, Quiz u.v.m.
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Ein Gastbeitrag der vismed. GmbH, Anbieter QM Online Software und Marketing.